WTC Nete en Aa vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, waaronder gegevens die via externe diensten zoals Strava bij ons terechtkomen.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. WTC Nete en Aa vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de voorwaarden van de platformen waarmee wij integreren (zoals Strava).

Dit betekent onder meer dat wij:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en het type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

• de verwerking beperken tot de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• je om uitdrukkelijke toestemming vragen wanneer dit wettelijk vereist is (bijvoorbeeld voor gezondheidsgegevens uit Strava);

• passende technische en organisatorische maatregelen nemen om je persoonsgegevens te beveiligen;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn;

• je rechten als betrokkene kennen, je daarop attent maken en deze respecteren.

Als WTC Nete en Aa vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Indien je na het doornemen van deze privacyverklaring vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

• per post naar: WTC Nete & Aa VZW – Fabiolalaan 14 – 2280 Grobbendonk

• via e-mail naar: wtc.nete.en.aa@outlook.be

Jouw persoonsgegevens worden door WTC Nete en Aa vzw verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om je in te schrijven als lid en je deelname aan de activiteiten van WTC Nete en Aa vzw mogelijk te maken (uitvoering van de overeenkomst).

• Voor het voeren van de clubadministratie, verzekering en wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang).

• Voor het versturen van nieuwsbrieven, informatie en uitnodigingen in verband met de clubwerking (gerechtvaardigd belang en, waar nodig, toestemming).

• Wanneer je dit zelf wenst: om je Strava-account te koppelen aan je ledenprofiel, je eigen activiteiten en statistieken te tonen in de ledenzone en intern je deelname aan clubritten bij te houden (uitdrukkelijke toestemming).

• Het beantwoorden van vragen en het behandelen van klachten (gerechtvaardigd belang).

We verwerken geen persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hierboven beschreven, tenzij we hiervoor vooraf je toestemming vragen.

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de in § 1.1 vermelde doeleinden:

1. Identificatie- en contactgegevens

   • Naam, voornaam

   • Adres

   • Telefoonnummer(s)

   • E-mailadres

2. Lidmaatschaps- en administratieve gegevens

   • Rijksregisternummer (voor zover vereist voor verzekeringen/koepelorganisatie)

   • Datum lidmaatschap

   • Gegevens van een begunstigde in geval van overlijden

   • Gegevens die nodig zijn voor aansluiting bij koepelorganisaties (zoals Cycling Vlaanderen)

3. Persoonlijke kenmerken

   • Geslacht

   • Geboortedatum

   • Nationaliteit

4. Communicatievoorkeuren

   • In/uitschrijvingen voor nieuwsbrieven en clubcommunicatie

5. Activiteitsgegevens via Strava (optioneel)
   Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer je je Strava-account vrijwillig koppelt aan je ledenprofiel:

   • Basisgegevens van activiteiten

     • Afstand

     • Duurtijd

     • (Gemiddelde) snelheid

   • Gezondheidsgerelateerde gegevens (bijzondere categorieën)

     • Hartslag

     • Vermogen

   De gezondheidsgerelateerde gegevens (hartslag en vermogen) verwerken wij uitsluitend als je hiervoor in de ledenzone uitdrukkelijk toestemming geeft (bijvoorbeeld via de privacy-instellingen). Zonder die expliciete toestemming verwerken of tonen wij deze gegevens niet.

Je gegevens worden in eerste instantie verwerkt door WTC Nete en Aa vzw zelf (bestuur en bevoegde vrijwilligers) in het kader van de clubwerking.

Daarnaast worden gegevens, voor zover noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden, verwerkt door volgende externe organisaties/verwerkers:

• Cycling Vlaanderen (ex-Wielerbond Vlaanderen)
  Voor aansluiting, verzekering en administratieve verplichtingen.

• IT-dienstverleners

  • Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, onderhoud van de website/ledenportaal).

  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

• Strava (optioneel)
  Wanneer je je Strava-account koppelt, ontvangen wij via de Strava API bepaalde gegevens over je activiteiten (zie § 1.2 en § 1.10). Strava is een aparte verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die jij bij Strava plaatst en verwerkt deze volgens haar eigen privacybeleid. De koppeling met Strava gebeurt via een beveiligde verbinding en is volledig optioneel.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken we duidelijke afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Wij verstrekken zelf geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, tenzij dit noodzakelijk is voor de dienstverlening en we passende waarborgen hebben getroffen. De relatie met Strava verloopt rechtstreeks tussen jou en Strava; wij bezorgen Strava daarvoor geen bijkomende persoonsgegevens buiten het kader van de koppeling.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Die toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Wij verwerken geen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar aangezien zij niet tot onze ledengroep behoren. Indien we vaststellen dat gegevens van een minderjarige toch werden verzameld, zullen wij deze zo snel als redelijkerwijs mogelijk verwijderen.

WTC Nete en Aa vzw bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt of zolang dit wettelijk vereist is.

Concreet:

• Algemene leden- en administratieve gegevens worden in principe tot maximaal vijf (5) jaar na het einde van je lidmaatschap bewaard, tenzij je anders aangeeft bij het verlaten van de club of een langere bewaartermijn wettelijk vereist is (bijvoorbeeld voor boekhoudkundige of verzekeringsdoeleinden).

• Strava-activiteitsgegevens (ruwe gegevens/cache)
  De gegevens die wij via de Strava API over je individuele activiteiten ontvangen (zoals afstand, duur, snelheid, hartslag, vermogen) worden uitsluitend tijdelijk opgeslagen als technische cache om je activiteiten en statistieken in de ledenzone te kunnen tonen.
  Deze cache wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk en in elk geval maximaal zeven (7) dagen na de laatste synchronisatie. Wanneer je binnen die periode opnieuw een synchronisatie uitvoert, start een nieuwe termijn van maximaal zeven dagen. Nadien worden deze ruwe Strava-gegevens automatisch verwijderd.

• Afgeleide en geaggregeerde gegevens uit Strava
  Op basis van Strava-activiteiten kunnen we geaggregeerde of afgeleide statistieken bijhouden (bijv. totaal aantal clubritten per jaar, totaal aantal kilometers per jaar, deelname aan ritten). Deze gegevens worden zodanig opgeslagen dat de oorspronkelijke Strava-activiteit niet meer nodig is en deze niet volledig kan worden gereconstrueerd. Dergelijke geaggregeerde gegevens kunnen langer worden bewaard voor clubadministratie en historiek, binnen de grenzen van de GDPR.

Wanneer de bewaartermijn is verstreken, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Wij hebben de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

• Alleen personen die namens WTC Nete en Aa vzw bevoegd zijn om je gegevens te verwerken, hebben toegang tot die gegevens en zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht.

• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen en beperken de toegang tot wat noodzakelijk is.

• Wij maken regelmatig back-ups van de persoonsgegevens om deze, indien nodig, te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

• We testen en evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen ze aan waar nodig.

• Onze bestuursleden en relevante vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je hebt, binnen de grenzen van de wet, de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht van inzage: om te weten of de club je betreffende gegevens bezit en, in voorkomend geval, deze te raadplegen en bijkomende informatie te verkrijgen.

• Recht op rectificatie: om onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren of aanvullen.

• Recht van bezwaar: om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van je gegevens (bijvoorbeeld het gebruik voor nieuwsbrieven).

• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking is gebaseerd op je toestemming (zoals voor Strava-gegevens en gezondheidsgegevens), kun je deze toestemming op elk moment intrekken.

• Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”): om in bepaalde gevallen te vragen dat je gegevens worden gewist.

• Recht op beperking van de verwerking: om in bepaalde gevallen een tijdelijke beperking van de verwerking van je gegevens te vragen.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: om bepaalde gegevens, die je zelf aan ons hebt verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en, indien technisch mogelijk, door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming: om je te verzetten tegen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en rechtsgevolgen voor je hebben of jou anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Voor Strava-specifieke gegevens kun je bijkomend:

• je Strava-koppeling in de ledenzone verbreken;

• je privacy-instellingen (bijvoorbeeld zichtbaarheid van hartslag en vermogen) aanpassen.

Via de in § 1 genoemde contactgegevens kun je ons voor al deze rechten contacteren. Wij kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen voordat wij een verzoek behandelen.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je om hierover eerst rechtstreeks contact met ons op te nemen:

• per post naar: WTC Nete & Aa VZW – Fabiolalaan 14 – 2280 Grobbendonk

• via e-mail naar: wtc.nete.en.aa@outlook.be

Meent je geen bevredigend antwoord te hebben gekregen, dan kun je je richten tot onze voorzitter:

• Marcus Van Gestel
  Groenstraat 26 – 2280 Grobbendonk
  GSM: 0473/86.49.97
  E-mail: van.gestel.marcus@skynet.be

Ben je het daarna nog steeds niet eens met het standpunt van de club, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

• www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

WTC Nete en Aa vzw kan deze privacyverklaring steeds wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in de wetgeving, de clubwerking of de technische integraties (zoals de voorwaarden van Strava). De meest recente versie is steeds beschikbaar via onze website of op eenvoudig verzoek.

Wanneer je gebruikmaakt van de Strava-koppeling in de ledenzone, gelden naast het voorgaande de volgende specifieke bepalingen:

• De koppeling met Strava is volledig optioneel en geen voorwaarde om lid te worden of te blijven.

• Via de Strava API ontvangen wij alleen de gegevens waarvoor jij binnen Strava en in de ledenzone toestemming hebt gegeven (zie § 1.2).

• Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om:

  • jouw eigen activiteiten en statistieken weer te geven binnen de ledenzone;

  • jouw deelname aan clubritten intern bij te houden, in overeenstemming met de op dat moment geldende voorwaarden van Strava.

• Gegevens die iets zeggen over je gezondheid (zoals hartslag en vermogen) worden alleen verwerkt als je daarvoor in de ledenzone uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken via de privacy-instellingen.

• De ruwe Strava-activiteitsgegevens worden uitsluitend gebruikt als tijdelijke cache en maximaal zeven (7) dagen na de laatste synchronisatie bewaard. Daarna worden ze automatisch verwijderd. Geaggregeerde statistieken kunnen langer worden bewaard, zonder dat daarvoor nog toegang tot de onderliggende Strava-activiteiten nodig is.

• Wanneer je de Strava-koppeling verbreekt, wordt de toegang tot je Strava-account ingetrokken en worden de tijdelijke caches van je Strava-activiteiten verwijderd volgens onze bewaartermijnen. Nieuwe gegevens worden vanaf dat moment niet meer opgehaald of verwerkt.

Voor meer informatie over hoe Strava zelf met je persoonsgegevens omgaat, verwijzen wij naar de privacyverklaring op de website van Strava (www.strava.com).